Teamborden

Teamborden

  • Bart De Clercq
    • Bart De Clercq
    • 26/10/2021
  • Teamborden zijn een veelgebruikte tool die worden ingezet binnen maakbedrijven om sturing en communicatie te faciliteren. Let wel, dit is geen plug-and-play verhaal. Elk teambord is anders en het gebruik ervan is geen sinecure. Dit aangezien er per bedrijf andere KPI’s (Key Performance Indicatoren) worden gehanteerd, de noden op vlak van communicatie verschillen en het leiden van een meeting een aparte skill is. Dankzij de vele ervaring die de Squadron members hebben met teamborden, zijn zij in staat samen met jou een teambord op maat te maken in functie van jouw noden en de leidinggevende te begeleiden naar een succesvolle ochtendmeeting.

  • Wat is een teambord

  • Een teambord is een fysiek bord dat gebruikt wordt in de werkomgeving. Het bord faciliteert een korte samenkomst van zo’n 10-15 minuten met het volledige team waarbij een aantal voorafbepaalde KPI’s dagelijks overlopen worden. Dankzij de indeling van het whiteboard wordt verzekerd dat de belangrijkste topics dagelijks besproken worden. Tijdens de meeting wordt er teruggekeken naar de vorige dag: wat ging er goed, wat kan er beter? Op deze manier kan de nieuwe dag goed ingezet worden en kan er vlot worden bijgestuurd wanneer nodig. Alle neuzen staan in dezelfde richting en kan er gezamenlijk naar 1 doel gewerkt worden. Ook wanneer er successen geboekt worden, is dit het moment om dit als team te vieren.

  • Wanneer gebruik je best een teambord

  • Aan het begin van de dag wordt een ochtendmeeting ingepland om het teambord te overlopen. Zo zit alles van gisteren nog lekker fris in het geheugen en weten de teamleden perfect wat er vandaag van hen verwacht wordt. Dankzij de afgebakende structuur van het teambord weet iedereen wanneer welk thema aan het woord komt. Dit geeft de werknemers houvast wanneer er chaos heerst.

  • Wie moet hierbij betrokken zijn

  • Idealiter is het team beperkt tot een 12-tal personen. Wanneer het team groter wordt, wordt het moeilijker om een goede communicatie te verkrijgen tussen alle teamleden.

    Het is belangrijk dat de dagstartmeeting duidelijk geleid wordt. Hiervoor fungeert één van de teamleden als voorzitter die de meeting start en in goede banen leidt. Initieel zal de teamleader deze rol op zich nemen, eenmaal het team meer ervaring heeft, kan deze rol ook door andere teamleden uitgevoerd worden. Bijkomend is er vaak een ondersteunend lid die doorvraagt op de topics, die zaken noteert en af en toe een alternatieve oplossing kan voorstellen.

  • Hoe gebruik je een teambord?

  • Het teambord begeleidt de communicatie binnen het team. De bedoeling is nog steeds dat alle medewerkers mee sturing geven aan de organisatie. De teammeetings worden dus niet gebruikt om de medewerkers te dirigeren. Er wordt steeds op een positieve manier gecommuniceerd waarin de werknemers zich ondersteund voelen, voelen dat ze vertrouwd worden en dat er duidelijk gecommuniceerd kan worden. Dit is ook hét moment om te luisteren naar de medewerkers om te horen of zij suggesties hebben voor verbeteringen, zitten ze met bepaalde problemen...

  • Teambord_1
  • Waar loopt het vaak mis?

  • Als er halsoverkop een bord gelanceerd wordt of er niet de juist handvaten worden aangereikt aan de teamleader, dan lopen dagstartmeetings vaak in het honderd en na verloop van tijd staat het bord onder het stof. Er zijn heel wat valkuilen waarvan de leidinggevende best op voorhand op de hoogte is om de kans op slagen te verhogen. De leidinggevende treedt best op als een coach die stimuleert en de moraal hooghoudt. De manier waarop is een skill die kan worden aangeleerd.

  • Waar gebruik je een teambord

  • Binnen de werkomgeving wordt een afgebakende ruimte voorzien waar het whiteboard centraal staat. Het vormt een veilige plek waar ook eet- en drinkvoorzieningen kunnen zijn. Let wel, indien dit in een productieruimte is, plan je je meeting best in op een moment wanneer er zo weinig mogelijk geluidshinder is zodat iedereen elkaar goed kan horen.

  • Weerstand & voordelen

  • Het opzetten van een teambord neemt natuurlijk behoorlijk wat tijd in beslag. Daarbij komt ook dat de medewerkers elke dag maximaal 15 minuten non-productiviteit bijtellen. Maar deze kleine opoffering is het op lange termijn zeker waard vergeleken met de (indirecte) voordelen die hieruit voorkomen:

    • Er moet slechts 1 keer duidelijk gecommuniceerd worden
    • Er doen zich minder inefficiënties voor gedurende de dag
    • De fabriek wordt meer gezien als 1 geheel in plaats van aparte eilandjes
    • Kennisdeling tussen alle niveaus
    • Teamspirit en betrokkenheid nemen toe
    • Minder ziekte en ongevallen
    • Minder verloop
    • Hogere efficiëntie
    • Minder kwaliteitsafkeuringen
    • Meer verbetersuggesties

    Overtuigd van de vele voordelen van het gebruik van een teambord? Super, wij ook!

    Als je hier een match ziet voor een probleem bij jou maakbedrijf, of interesse hebt hoe je de interne sturing of communicatie kan bevorderen, contacteer dan Wim van Processminds voor een vrijblijvend gesprek.

  • Blijf op de hoogte

Toon alle artikels